Information zum Datenschutz über unsere Datenverarbeitung nach Erhalt von Informationen durch unsere Ombudsstelle

Stand: Dezember 2021

Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen. Diese Regelungen ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung der RAG Montan Immobilien GmbH nach den Vorgaben der DSGVO.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Kontaktdaten

RAG Montan Immobilien GmbH
Im Welterbe 8
45141 Essen
Deutschland
Telefon +49 201 378-0
E-Mail: info(at)rag-montan-immobilien.de

2. Datenschutzbeauftragter und Kontaktdaten

RAG Aktiengesellschaft
Im Welterbe 10
45141 Essen
Deutschland
E-Mail: datenschutz(at)rag.de

3. Von uns verarbeitete Daten und Quellen

Wir verarbeiten Daten, auch personenbezogene Daten, soweit sie uns von unserer Ombudsstelle zur Verfügung gestellt worden sind. Dabei kann es sich z. B. um folgende Daten handeln:

• Anrede, Vorname, Nachname des Hinweisgebers oder Pseudonym;
• Kontaktdaten des Hinweisgebers;
• Vorname, Nachname, Funktion des Beschuldigten;
• Gegenstand der Hinweise und weitere Informationen, die im Rahmen der Bearbeitung des Sachverhalts bzw. der Ermittlungen erhoben werden;

(nachfolgend: „Daten“).

Im Übrigen werden Daten anonym ohne Personenbezug verarbeitet.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen, auf denen wir Ihre Daten verarbeiten

Zweck der Verarbeitung ist die Entgegennahme von Meldungen unserer Ombudsstelle und deren weitere Bearbeitung. Dies umfasst ggf. die Prüfung von Folgemaßnahmen, deren Dokumentation, die Weiterleitung von Informationen an Strafverfolgungsbehörden etc. Jede Meldung wird vertraulich und unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzgesetze behandelt. Insbesondere ist sichergestellt, dass die Vertraulichkeit der Identität betroffener Personen gewahrt bleibt und nur Zugriffsberechtigte Zugriff auf diese Daten erhalten. Die etwaigen infolge einer Meldung unserer Ombudsstelle erhobenen personenbezogenen Daten der gemeldeten Person werden getrennt von deren übrigen Daten bei der RAG MONTAN IMMOBILIEN GMBH aufbewahrt. Durch entsprechende Berechtigungssysteme und angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen Zugriff auf diese Daten erlangen.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrnehmung berechtigter Interessen der RAG Montan Immobilien GmbH, die gegenüber den Interessen des jeweils Betroffenen überwiegen. Berechtigte Interessen sind die Sicherstellung der Compliance bei RAG Montan Immobilien GmbH; dazu zählt die Aufdeckung und Aufklärung von betrieblichen Missständen, unternehmensschädigendem Verhalten, Wirtschaftskriminalität u. ä. sowie der Schutz der Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden etc..

Sofern und soweit Daten auch nach Ablauf der üblichen Speicherdauer aufbewahrt werden, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen, die gegenüber den Interessen des jeweils Betroffenen überwiegen. Berechtigte Interessen sind hier die Geltendmachung, die Ausübung eigener oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche, wobei hier im Einzelfall die Speicherdauer zu bestimmen ist.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Zunächst erhalten nur unsere berechtigten Mitarbeiter Kenntnis von den durch die Ombudsstelle übermittelten personenbezogenen Daten. Diese werden ggf. im Rahmen der weiteren Aufklärung übermittelter Sachverhalte an damit betraute und zur Verschwiegenheit verpflichtete Dritte (z. B. Wirtschaftsprüfer) weitergegeben. Eine Übermittlung solcher Informationen an Strafverfolgungsbehörden kommt fallweise ebenfalls in Betracht.

6. Drittlandtransfer

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Aufklärung von Sachverhalten erforderlich ist, die uns von der Ombudsstelle mitgeteilt worden sind (z. B. Beauftragung einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Ausland).

Im Übrigen übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen.

7. Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Daten, die im Rahmen von Hinweisen übermittelt werden, werden grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Ermittlungsverfahrens bzw. bis zum Abschluss eventueller nachfolgender Verfahren oder nach Abschluss des Ermittlungsverfahrens bis zu längstens zwei Monaten im aktiven Bestand gespeichert. Eine Verlängerung der Speicherdauer kann sich ergeben, wenn die Daten für die Geltendmachung, die Ausübung von eigenen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist; hier wird im Einzelfall die Erforderlichkeit der Speicherdauer bestimmt.

8. Ihre Datenschutzrechte
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen

• Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u. a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, Ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten.

• Recht auf Berichtigung: Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind. Bitte teilen Sie uns mit, sofern sich Ihre Daten ändern.

• Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u. a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einschränken.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.

• Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten

• Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
  
  Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
  Kavalleriestr. 2-4
  40213 Düsseldorf
  Telefon: 0211/38424-0
  Fax: 0211/38424-10
  E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben unter Ziffer 1 angegebene Anschrift oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden

9. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)
Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO ein und führen kein Profiling durch.